FAQ

  • Gesundheits-/Patientenakte, die Dokumente aus verschiedenen Gesundheitseinrichtungen erhalten kann und somit ein umfassendes Bild über die Krankengeschichte des Patienten bietet
  • Ärzte haben Zugriff auf die PEPA im Behandlungszusammenhang/mit Behandlungsauftrag
    • Verbesserung der Behandlungsqualität
    • Vermeidung von Mehrfachuntersuchungen
    • Verkürzung von Wartezeiten aufgrund von fehlenden Unterlagen
    • Briefe, Faxe oder Überstellungen von Daten/Dokumenten durch den Patienten zu anderen Gesundheitseinrichtungen werden vermieden bzw. reduziert
  • Sie haben die Möglichkeit die Einwilligung für jede Gesundheitseinrichtung einzeln zu vergeben und somit den Zugriff und das Einstellen von Daten und Dokumenten zu steuern
  • Sie haben zukünftig Zugriff auf Ihre PEPA und somit Einsicht auf Ihre Gesundheitsdaten über die phellow App

Es werden administrative Daten (wie Name, Geburtsdatum, Anschrift), Gesundheitsdaten (z.B. Arztbriefe) sowie Bilddaten (Röntgen, CT, …) in der PEPA gespeichert, die während Ihrer Behandlung in einer teilnehmenden und durch Sie autorisierten Gesundheitseinrichtung entstehen. Ausgenommen sind Gesundheitsdaten, die in Fachabteilungen entstehen, die besonders schützenswerte/sensible Daten enthalten wie z.B. in der Psychiatrie oder HIV-Ambulanz.

Für Sie wird eine PEPA angelegt, sobald Sie am UKHD bzw. bei einem Kooperationspartner die erstmalige Einwilligung zur PEPA geben. Nach Anlage der PEPA können medizinische Daten in diese gespeichert werden. Sind Sie bei einer weiteren teilnehmenden Einrichtung in Behandlung, so müssen Sie auch hier Ihre Einwilligung geben, sodass die PEPA durch den behandelnden Arzt eingesehen werden kann, sowie Daten in die PEPA eingestellt werden können.

Ja, Sie können bei jeder teilnehmenden Gesundheitseinrichtung erstmalig einwilligen. Daraufhin folgt das initiale Anlegen Ihrer PEPA. [Aktuelle Partner]

Innerhalb bestimmter Studien haben Sie die Möglichkeit über die phellow App Zugriff auf die Daten in Ihrer PEPA zu erhalten. Zurzeit wird der Zugriff über die phellow App noch erprobt und evaluiert. Beim kommenden Patientenportal besteht für alle Patienten Zugriff auf Ihre Akte.

Die Daten werden in gesicherten EDV-Systemen beim beauftragten PEPA-Betreiber (Universitätsklinikum Heidelberg) gespeichert. Verantwortlich für eine datenschutzgerechte Verarbeitung bleiben die behandelnden PEPA-Partner jeweils für die von ihnen eingestellten Daten. Der PEPA-Betreiber gewährleistet vertraglich die Einhaltung des Datenschutzes, der Schweigepflicht und der erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen.

Nur die behandelnden Ärzte bzw. Fachabteilungen der von Ihnen ausgewählten Häuser und Praxen können nach Ihrer Zustimmung Daten Ihrer PEPA einsehen. Dabei sind insbesondere die Zugehörigkeit zur behandelnden Fachabteilung (Behandlungsauftrag) und der Zeitpunkt des Zugriffs ausschlaggebende Kriterien. Zusätzlich kann ein behandelnder Arzt einem mitbehandelnden Arzt oder beratenden Kollegen befristet manuelle Rechte zur Kenntnisnahme Ihrer Dokumente übertragen.

Aktuelle Partner

Für die PEPA wurde ein IT-Sicherheits- und Betriebskonzept erstellt. Ihre Daten werden kryptographisch verschlüsselt übertragen. Zugang bzw. Zugriff durch Unbefugte auf Daten oder Systeme werden vom PEPA-Betreiber durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ausgeschlossen. Es erfolgen detaillierte Protokollierungen der Aktivitäten in Ihrer PEPA. Auf Antrag erhalten Sie Auskunft über erfolgte Zugriffe.

Die phellow App ist eine mobile App für Ihr Smartphone oder Tablet, welche Ihnen jederzeit Einsicht in Ihre PEPA gewährt. Die App kann zur Zeit nur im Rahmen von bestimmten Studien genutzt werden.

Eine detaillierte Anleitung für das Einrichten der phellow App finden Sie hier: Anleitung zur Installation der phellow-App

  1. App aus dem App-Store herunterladen
  2. Einmaliges Einrichten des Phellow Accounts
  3. PEPA mit Phellow Account einmalig verknüpfen (hier wird der PIN-Brief benötigt)
  4. Fertig – nun haben Sie Einsicht in Ihre PEPA

Sobald Sie einmal Ihren Phellow Account mit der PEPA verknüpft haben, benötigen Sie für das einloggen ausschließlich Ihre selbst vergebene PIN oder den Fingerabdruck. Der PIN des PIN-Briefs wird nicht mehr benötigt.

Sie waren am UKHD und können nun nicht Ihre aktuellen medizinischen Dokumente in der App einsehen? Das kann daran liegen, dass die Dokumente noch nicht den vollständigen Freigabezyklus durchlaufen haben. Dies kann unter Umständen ein paar Tage dauern. In dringenden Fällen fragen Sie bitte bei der Fachabteilung nach, bei der Sie in Behandlung waren/sind.

Die PIN zum Verknüpfen ist 31 Tage nach Ausgabe gültig. Sie haben Ihren phellow Account noch nicht mit der PEPA verknüpft und nun ist der PIN-Brief abgelaufen? Dann wenden Sie sich bitte an pepa@med.uni-heidelberg.de und fragen Sie nach einem neuen PIN-Brief. Dieser wird Ihnen dann schnellstmöglich zugestellt.

Sie haben Ihr Handy gewechselt und haben die phellow App bereits auf Ihrem alten Handy verwendet? Dann müssen Sie nur die App herunterladen und sich wie gewohnt anmelden. Es sind keine weiteren Schritte notwendig.

Kontaktdaten für einen Widerruf und weitere Fragen:

Universitätsklinikum Heidelberg Patientenverwaltung – PEPA Clearingstelle Im Neuenheimer Feld 672 69120 Heidelberg Tel: 06221 56-7066 E-Mail: pepa@med.uni-heidelberg.de

Bei Anliegen zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen können Sie sich an folgenden Datenschutzbeauftragten der Einrichtung wenden:

Universitätsklinikums Heidelberg Datenschutzbeauftragte Im Neuenheimer Feld 672 69120 Heidelberg Telefon: 06221 56-7036 E-Mail: Datenschutz@med.uni-heidelberg.de

Im Falle einer rechtswidrigen Datenverarbeitung haben Sie das Recht, sich bei folgender Aufsichtsbehörde zu beschweren:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg Postfach 10 29 32 70025 Stuttgart Königstraße 10a 70173 Stuttgart Tel.: 0711 61 55 41 – 0 Fax: 0711 61 55 41 – 15 E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de Internet: www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de